Il database degli iscritti rappresenta una ricchezza fondamentale, che è bene curare con costanza ed attenzione.

Innanzitutto è fondamentale che la lista dei destinatari sia stata creata utilizzando strategie di database corrette e che quindi gli utenti siano effettivamente interessati alle comunicazioni che si invieranno.

Una costruzione poco accorta - o l’acquisto incauto di liste altrui - può portare ad una serie di problemi piuttosto seri, dovuti alla presenza di numerosi indirizzi non più validi o peggio spamtrap.
Ancora una volta il problema non è tanto trovare il metodo per aggirare i filtri, quanto tenere sempre il mente il concetto che le nostre email continueranno ad arrivare nelle caselle dei nostri contatti solamente se sapranno sempre essere rilevanti e interessanti. In questo percorso verso la rilevanza i destinatari delle mie comunicazioni sono fondamentali: se includo caselle di persone che non mi conoscono, che non sono interessate o, peggio ancora, indirizzi vecchi non più funzionanti o recuperati da fonti non meglio identificate, sto partendo decisamente con il piede sbagliato. 

Caselle inesistenti
Tentare di inviare un numero elevato di email a indirizzi non esistenti (errati, non più attivi) è un fattore molto penalizzante, che quasi tutti i filtri AntiSpam prendono in considerazione per calcolare la vostra reputazione.

Obsolescenza della lista
Nel mercato consumer esiste un ricambio di indirizzi email molto elevato, poiché molti utenti passano facilmente da un operatore ad un altro, in base allo spazio offerto, alle funzionalità disponibili, o semplicemente perché la vecchia casella è ormai saturata dalla spam.
Nel mercato business c’è un ricambio più lento, dovuto al normale avvicendamento di ruoli all’interno di aziende, ad eventuali cambi di lavoro, o in seguito a chiusura di attività, evidente soprattutto in periodi di crisi.
È del tutto normale aspettarsi, nell’arco di 12 mesi, una contrazione valutabile fra il 2% e il 6% degli indirizzi effettivamente funzionanti.

La contrazione media di una lista, a partire da queste valutazioni, a distanza di 5 anni diventa quindi tra il 10% e il 30%.

SpamTrap
Un altro valido motivo per mantenere pulita e “in ordine” la propria lista è quello di evitare di incappare nelle spamtrap, vere e proprie trappole, che consentono ai filtri di individuare, con ragionevole certezza, chi fa uso poco accorto di indirizzari non acqusiti correttamente.
La Spamtrap può avere diverse nature: può essere, ad esempio, un indirizzo inesistente inserito ad arte in alcune pagine web, in modo che programmi automatizzati lo trovino e lo inseriscano nelle liste generate a puro scopo di spam o destinate alla vendita a terzi.

La ricezione di email a questi indirizzi è in automatico segnalata al gestore della spamtrap, che prenderà le opportune misure, spesso molto drastiche.
In altri casi la SpamTrap è una casella realmente esistente, ma abbandonata e dismessa da vari anni.

Il gestore provvede per un periodo ragionevolmente lungo ad informare chi invia email a questo indirizzo della sua dismissione; passato questo periodo, la casella viene trasformata in “trappola”.

Manutenzione delle liste di indirizzi
Per evitare che la propria lista sia colpita dai pericoli che abbiamo appena tracciato, è sufficiente seguire alcuni accorgimenti.

1. In fase di acquisizione di un nuovo iscritto, verificare l’indirizzo email, utilizzando il Confirmed Opt-in. 

Questo metodo, consigliato dal Garante della Privacy, impedisce che spamtrap finiscano nel vostro database. 

2. La pulizia della lista è fondamentale: continuare a scrivere a caselle inesistenti può essere poco costoso in termini economici ma costosissimo in termini di reputazione. 
3. Mantenere viva la lista: mandate almeno una email ogni 6 mesi a tutti, in maniera da ricordare ai vostri iscritti e ai filtri AntiSpam la vostra esistenza. 
   Se inviate troppo di rado, aumentano drasticamente le possibilità che qualcuno dei vostri vecchi iscritti, non ricordandosi più di voi, vi segnali come spammer, anche se in origine vi aveva dato il consenso ad essere contattato.

Ricordate che non è possibile individuare una spamtrap, dal momento che chi gestisce questi indirizzi fa di tutto per mantenerli segreti.
Prevenire, in questo caso, è molto meglio che curare.