Il mese scorso abbiamo introdotto l'argomento spamtrap con la prima parte di questo articolo, ed eccoci qui con la promessa seconda parte.

Nella prima parte abbiamo visto che cosa è una spamtrap, quali tipi di spamtrap esistono e come questi indirizzi possano finire in una lista di indirizzi: oggi vedremo se e come si possono individuare e cosa fare o non fare per evitarle.

Cosa segnala la presenza di una spamtrap?

Non ci stancheremo mai di ripetere che la presenza di spamtrap nella lista è un sintomo, non è la malattia: rimuoverle, ipotizzando sia possibile farlo al 100%, quasi mai risolve il vero problema.

La stessa malattia ci porta ad avere numerosi bounce (mancate consegne) per caselle inesistenti o domini inesistenti, ma soprattutto questi ultimi vengono ignorati dai più perchè non hanno effetti diretti sulla reputazione: si tratta di un errore perchè in realtà sono un segnale che fa capire che la lista ha un problema. Magari è "solo" molto vecchia e manutenuta male ma ignorare il segnale solamente perchè non ha ripercussioni dirette non è la scelta più saggia. Una corretta pulizia della lista rimuove questi ultimi sintomi (caselle inesistenti / domini inesistenti) ma non rimuove le spamtrap e non rimuove veramente la malattia.

Per ogni email che finisce in una spamtrap (o che va in errore perchè il dominio non esiste più), infatti, ce ne sono probabilmente decine che finiscono ad un destinatario vero che non è più, o non è mai stato, interessato. Se nella lista ci sono spamtrap significa che qualche "best practice" non è stata seguita. Anche se fosse possibile riuscire a togliere tutte le spamtrap non risolvereste i problemi del resto della lista.

Considerate infine che i gestori di spamtrap sono veramente tanti e fanno di tutto per evitare di essere "scoperti", dato che la segretezza è fondamentale per "fregare" gli spammer: se esistesse una lista pubblica di spamtrap, queste perderebbero completamente il loro valore in quanto chiunque, semplicemente, potrebbe eliminare dalla propria lista i loro indirizzi, rendendole di fatto inefficaci. Ovviamente gli addetti ai lavori negli anni imparano a conoscere numerose spamtrap, ma usare questa informazione per eliminarle puntualmente dalle liste è quasi sempre inutile, perchè quello delle spamtrap non è l'unico indicatore usato dai filtri antispam, e rimuovere un sintomo di una malattia non significa aver curato la malattia.

Visto che toglierle è assai difficoltoso, la prima cosa da fare è perciò assicurarsi che le spamtrap non entrino nella nostra lista.

Cosa fare per evitare le spamtrap?

• Raccogliere sempre il consenso degli interessati: anche nel caso di email aziendali e anche nei casi in cui non sia il GDPR a costringervi, l'interesse non va mai "supposto" ma deve essere espresso dall'interessato che deve volervi dare il suo indirizzo. Prendere un indirizzo da una pagina web supponendo che possa essere interessato vi esporrà sempre al pericolo spamtrap (senza entrare nel merito della legalità di questo comportamento).
• Usare sempre il confirmed opt-in, ovvero una procedura di iscrizione confermata, nella quale l'interessato riceve una email contenente un link "univoco" per confermare la sua iscrizione. Se raccogliete i consensi in forma cartacea una buona soluzione può essere quella di riportare gli indirizzi al più presto sul modulo di confirmed opt-in in modo che ogni utente che vi ha scritto il suo indirizzo sul foglietto/cartolina/modulo riceva una email da confermare. L'ideale sarebbe fare questa compilazione entro 24 ore dalla compilazione del modulo.
• Successivamente ad ogni invio email, eliminare immediatamente ogni indirizzo che sia risultato inesistente o non più funzionante: la maggior parte degli strumenti di invio email massivo gestisce questo passaggio in automatico, ma se non viene fatto dal vostro strumento, dovrete farlo manualmente e frequentemente, e assicurarvi di propagare questa informazione su tutte le copie della lista in vostro possesso, per evitare, in futuro, la tentazione (o l'errore) di riprovare un contatto.
• Assicuratevi di mantenere un contatto costante e di non lasciare mai passare troppo tempo tra la data di raccolta del consenso e la prima email, e tra una email e la successiva. Una email all'anno è veramente il minimo accettabile - una email ogni 3-6 mesi sarebbe meglio - sia per mantenere vivo il consenso del contatto (che deve sempre potersi disiscrivere semplicemente ad ogni email), sia per evitare che il suo indirizzo possa diventare una spamtrap senza accorgersene.

E se queste "regole" non sono sempre state seguite alla lettera?

Purtroppo sbagliare è umano e quindi anche chi ha sempre cercato di fare del suo meglio può aver commesso un errore e non aver seguito le 4 regole indicate sopra.

Una tentazione è quella di rivolgersi ad uno strumento di "pulizia della lista", ovvero una di quelle aziende che sostengono di poter ripulire la lista da tutto ciò che non va. In realtà pochissimi servizi sostengono realmente di eliminare le spamtrap e, anche quando lo facessero, vi assicuriamo che ne rilevano una percentuale irrisoria. Dalla nostra esperienza diretta, capita anche che rilevino come spamtrap indirizzi che invece non lo sono, ma sono di utenti reali, vivi e vegeti. A nostro parere pulire la lista con queste modalità è sempre e solo un modo per curare malamente un sintomo, e nel farlo, creare potenzialmente nuovi problemi. Infatti questi servizi spesso puliscono troppo, rimuovendo anche utenti interessati alle comunicazioni, o troppo poco, lasciando appunto in lista numerose spamtrap che non conoscono.

Se i problemi non sono gravi si riescono spesso a risolvere (o minimizzare) lavorando sull'engagement dei contatti (o al contrario sulla "stanchezza"): eliminando dalla lista tutti coloro che non interagiscono con le email ricevute da molto tempo probabilmente verranno eliminate anche le spamtrap (oltre a tutta la zavorra di utenti disinteressati che comunque pesano negativamente sulla reputazione).

Se questa operazione di "pulizia" vi sembra uno spreco di contatti e di opportunità inaffrontabile pensate che noi stessi, per la newsletter di questo blog, facciamo comunque questa attività nonostante abbiamo sempre seguito le 4 regole precedenti, non per evitare le spamtrap ma per evitare il danno reputazionale dato da chi non è più interessato alle email.

In ogni caso, lo ripetiamo, prima di cercare di risolvere i problemi pregressi è fondamentale assicurarsi che il meccanismo di acquisizione e "manutenzione" del consenso sia a posto, altrimenti sarà tutto lavoro sprecato.