Esistono due tipi di indirizzi email: gli indirizzi personali, afferibili ad una singola persona, che siano aziendali o meno, e quelli “di ruolo” o “generici”, come info@, marketing@, etc., quindi non rapportabili ad una singola rappresentanza e potenzialmente letti e utilizzati da più persone contemporaneamente.

Nell’ambito dell’email marketing si è discusso a lungo dell’utilità e dell’efficacia delle spedizioni verso indirizzi di questo genere; per la normativa italiana sulla privacy  questi indirizzi non sono “dati personali”, per cui non è necessario il trattamento e lo specifico consenso.

Questo non significa che questi indirizzi possano essere contattati indiscriminatamente:
lo stesso Garante della Privacy dichiara:

"Sulla base di quanto affermato in tale provvedimento interpretativo, si evidenzia che le persone giuridiche ed enti assimilati, destinatarie dello spamming - differentemente dalla persone fisiche- dal 6 dicembre 2011 non possono più presentare segnalazioni, reclami o ricorsi al Garante, né possono esercitare i diritti di cui agli art. 7 ss. del Codice, perché non possono essere più "interessati".

Tuttavia i detti soggetti, in quanto "contraenti", si possono avvalere degli ordinari strumenti di tutela forniti dall'ordinamento, quindi, possono esperire presso l'autorità giudiziaria ordinaria rimedi civilistici quali, ad esempio, l'azione inibitoria e/o l'azione di risarcimento del danno oppure, eventualmente qualora ricorrano gli elementi costitutivi dell'art. 167 c.p., anche sporgere denuncia e quindi attivare un procedimento penale con le relative sanzioni. Inoltre, essi possono beneficiare dell'eventuale esercizio dei poteri di iniziativa ex officio -quanto a provvedimenti inibitori, prescrittivi e/o sanzionatori- da parte di questa Autorità, qualora emergano i presupposti di un possibile trattamento illecito di dati.”

La stessa presenza degli indirizzi sulle pagine del sito aziendale o in cataloghi pubblici non sostituisce in alcun modo il consenso diretto: le comunicazioni indirizzabili a tale email devono essere in linea con lo scopo per cui l'email è stata resa pubblica. Se un indirizzo è stato pubblicato per ricevere, ad esempio, richieste commerciali in merito ad un determinato servizio, non può essere oggetto di invii relativi a potenziali fornitori o non attinenti al suo scopo.

Molti marketers - o presunti tali - cedono comunque alla tentazione e costruiscono o acquisiscono liste piene di indirizzi “generici” -info@, commerciale@, vendite@, marketing@ etc- e procedono all’invio di informative commerciali, che, nella migliore delle ipotesi, vengono bellamente ignorate.

Sendgrid ha pubblicato recentemente uno studio su come la presenza di indirizzi generici abbia impatto sulla deliverability delle email:

Piuttosto interessante la divisione in tipologie delle email “generiche”:

• Indirizzi “Broadcast”: Email che corrispondono a liste di distribuzione, per cui lette da più persone. (ad esempio info@, all@ o supporto@) 
• Indirizzi di “Posizione”: indirizzi come commerciale@, admin@, che normalmente corrispondono ad una singola persona, ma che comunque può cambiare nel tempo. 
• Indirizzi di “Servizio”: indirizzi “automatici”, usati come interfaccia verso un servizio, per cui non controllati da operatori umani (ad esempio ftp@, uucp@) 
• Indirizzi “Test”: indirizzi normalmente non pubblicati e riservati a test interni. (ad esempio: test@ or asdf@) 
• Indirizzi di “Abuso”: questi indirizzi non dovrebbero MAI finire in una lista, in quanto servono per comunicazioni relative ai “bad senders”. (ad esempio: spam@, abuse@, postmaster@)

Già partendo da questa brevissima disanima è facile capire che ben pochi di questi indirizzi possono finire in liste raccolte correttamente tramite consenso preventivo: escludendo naturalmente gli indirizzi Test e Abuso, rimangono "disponibili" quelli di Posizione e Broadcast.

In effetti è quasi impossibile, se non per piccole realtà molto circoscritte, che qualcuno iscriva volontariamente un indirizzo Broadcast (come info@ all@ etc) ad una newsletter, ragion per cui le uniche possibilità rimanenti riguardano gli indirizzi di Posizione.
In ultima analisi, se una lista contiene una percentuale alta di indirizzi generici (di qualsiasi tipo), è assai probabile che la lista stessa sia stata costruita a partire da basi errate, raccogliendo email sul web, oppure comprandole da servizi terzi.

Sendgrid delinea alcune conclusioni, a nostro parere piuttosto ovvie: la presenza di un numero massiccio di email generiche ha un impatto negativo sulla deliverability, sulle segnalazioni di abuso, sulle disiscrizioni. Come accennato prima, questo tipo di effetto non è da ascriversi ad un trattamento particolare da parte dei filtri antispam per gli indirizzi “generici”, bensì al semplice fatto che la presenza di questi indirizzi nella lista è un chiaro indice della scarsa qualità della stessa ed, in ultima istanza, della mancanza effettiva del consenso preventivo a inviare email.

Molti degli ESP più famosi, come ad esempio Mailchimp, non accettano affatto molte tipologie di email "generiche", impedendo l'import, e per le altre mantengono attivi controlli per evitare il prolificare di liste pericolose per la deliverability.

Ancora una volta non esistono trucchi, ma buone pratiche da seguire - e cattive pratiche, come l’uso di liste senza il regolare consenso, da evitare.